2020年5月1日更新

時短で即戦力になるパワポ資料作成をわかりやすく説明します。初心者も必見！

■この記事を読んでわかること
人に説明するために、さくっと的を得た資料の作り方が知りたい方が対象です。（特にパワポ初心者の方）
せっかくなら基本的な資料の書き方を踏まえ、時短で、きれいな資料を作りたいと思いませんか？
本記事を読むと、10分で資料作りの基礎が分かり、即作業が始められるようになります。

まず資料作成の目的を確認する

ではさっそく資料作成に取り掛かる、、その前に確認です！

あなたは何の目的で資料作成をしようとしていますか？

① どんな資料を作りたいか確認する

まず確認してください。

なんのフォーマットの資料を作成しようとしていますか？

一重に資料と言えど、報告書や企画書、課題などフォーマットに種類があるのでそれぞれの資料にあった情報を用意するべきです。

なぜなら、資料の種類によって伝える方が変わってくるためです。

例えば、

報告書なら複数ある連絡事項と、全体の進捗のまとめを書く必要があるでしょう。

課題なら１つ１つのトピックに対して詳細や完成見込み、難易度などを書く必要があります。

つまり、資料によって伝えるべき内容の要素が変わってくるので、用意する情報も変わってきます。

② 誰向けの資料か確認する

そしてもう一つ確認してください。

資料は誰向けに作ろうとしていますか？

資料を作る上で、誰に見せるのかによって情報の粒度を変えるべきです。

なぜかというと、あなたが作った資料を読む人によって、理解できる内容が変わってくるからです。

例えば、伝えようとしていることに対して、あなたと相手の事前知識に差がある場合（例えば、営業で初めて訪問する会社の担当者）は、抽象的な情報を与えないと相手に理解してもらうことは難しいです。

逆にあなたと相手の事前知識がほとんど変わらない場合（例えば、あなたのタスクを管理している上司）は、具体を伝えることができます。

つまり、資料を見せる相手によって、話ができる内容の深さが変わってきます。

ここまでの2点、

「何の資料なのか？」「誰に向けた資料なのか？」を念頭においてください。

資料の作成

① 伝えたい要点を洗い出す

ここから、パワポ資料作成に入ります、、がここでもまだパワポは開きません。

パワポはあくまでも自分の言葉のサポートに過ぎず、伝えることが決まっていない中で作り出すのは時間の無駄です。

パワポを作る上では下記のことを頭に入れておきましょう。

まず紙とペンを用意してください。

そして、①共通認識はなにか。②そのうえで誰が何を知りたいのか。③そのうえで何を伝えるのか決めていきます。

いきなり複雑になったと思うかもしれません。でも簡単です。ほんとに簡単。

例えば、あなたが相手をデートに誘うシーンを想像してください。

仕事だって場所や人間関係は違えど、ハイレベルでやりたいことは同じです。

よって、下記の文章にあなたの整理したいことをはめこんで行きましょう。複数あるなら個別に箇条書きで書いていきましょう。

パワポの使い方は色々ありますが、超基本形は下記のヘッダー、メッセージライン、ボディ、フッターの４パートからなります。

それぞれのパートに対して、先程紙に書いた内容が配置できることに気が付きましたか？具体的に見ていきましょう。

ここまでくればパワポのどこに何を書くかに迷うことはありません。

② 話すときの流れを確認する

じゃあパワポを書いて、、、まだです。まだパワポは使いませんよ。

例えば、あなたが上司やお客さんに報告する上では、それまでの共通認識をあわせた上で、あなたなりの分析と評価を加えることもあるでしょう。

次に、前項で決めた共通認識（パワポでいうとボディに書こうとしている内容）の整理に移ります。

やることは簡単。

どう話せば、相手にストレスなく共通認識を確認できるのか？を考えます。

よって、話の台本を作るのです。

状況によって時系列に説明したほうが良いのか、重要性が高いものから説明したほうが良いのか、伝えるべき優先順位が変わってくるでしょう。

実際に誰かに説明する機会があれば、その順番で台本をつくればいいのです。

また説明する機会がなくても声にだすだけで、どうやって共通認識を合わせていこうか、という思考が自然と起こります。

③ パワポを作る！

書くことが決まっていればこちらのものです。サクッと作ります。
前提としてシンプルが一番です。気をつけるのは３つだけです。

ヘッダーとメッセージライン

ヘッダーには伝えたいことの範囲や趣旨を書きます。
例えば、「報告の全体像」など。

メッセージラインには伝えたいことの内容を書きます。
例えば、「先週からの課題○個に対して進捗は概ね順調。一方で新しい問題が発生したため、対応策を検討したい」といった感じ。

コンテンツ（説明順序を考えながら）

コンテンツはなるべく表形式（マトリクス）にすると見やすいです。
表形式というのはエクセルをイメージしてください。上段に表題があり、縦方向に数ある内容が増えていくイメージです。

注意するのは、説明しやすい資料にするということです。
サンプルとして、上図で課題が２つあります。課題の説明順番があるとすると、その順番どおりに課題を並べるほうが説明しやすい資料となります。

その他にもよく使うフォーマットがありますが、別で投稿しようと思います。

ボトム部分

最後にページの下部のスペースにテキストボックスを用意します。
このボトム部分には、伝えたいことに対してあなたの意見や分析・評価。また次のページ・今後につながる示唆を書くことができます。

書き終わったらチェック

完成したら必ず読み返します。

確認するポイントは大きく２つあります。
・誤字脱字がないか確認すること
・伝えたいことが明確で、説明しやすいこと

パワポは左上から右下に向けてストーリー性があれば説明しやすいと、個人的に思っています。なので、ヘッダー・メッセージラインで示した趣旨に対して、コンテンツとボトムが順序よく並んでいることを確認しながら、上記の２点を確認していきます。

合わせて知っておきたい

イシューからはじめよ ― 知的生産の「シンプルな本質

伝えたいこと、またその前提となる情報の選定はロジカルシンキングが役立ちます。

すべての知識を「20字」でまとめる

伝えたいことをよりコンパクトにまとめるために、要約する技術が役立ちます。

外資系コンサルのスライド作成術―図解表現２３のテクニック

実際にコンテンツを書き上げる上での表現方法については、誰かの成果物を見て学ぶのが一番早いです。
自己流のフレームワークを手に入れてください。

これを機に転職も考えてみる

資料作りは誰にでも発生しうるタスクです。また、資料作成＝誰かに伝えるということ。仕事ができるというのはこれが上手い人です。

人生の成功のためには、伝えることが大事です。例えば、コンサルティング会社に転職すれば、人に伝えることを仕事として学びつつ、成功へのスキルを磨くことができるので、どの業界でも活躍できる人材になることができます。

これを機に転職も考えて見るのも良いかもしれません。