資料を作りだす前に必要な手順・コツをわかりやすく説明します。

■この記事を読んでわかること
仕事や課題があり、資料作成をしなければならない。一方で書き出すが難しい・・頭の中で考え方を整理できず手が止まってしまっている方へ。
なにが問題なのかまずは考えましょう。少ない時間で効率的に資料を作り出すコツを掴みませんか？
本記事を読むと、5分で資料作りの前段階にやらなければならないことが分かり、作業の第一歩が始められるようになります。

考え方の整理方法

① 伝えたいことを絞り出す

パワポはあくまでも自分の言葉のサポートに過ぎず、伝えることが決まっていないとパワポで資料を作る意味がありません。

そこで、まず誰に何を伝えたいのか絞り出してください。
（伝えることが完璧に決まっているという方でも、この記事から再確認のきっかけを掴むことができるかもしれません。）

次に、紙とペンを用意して、伝えたいことを書きます。
頭の中にとどめている状態と紙に書いた状態では、質を高めるにあたって雲底の差があります。書き出すことが重要なのです。

伝えたいことが上手く表せないという場合は下記の観点で考えて見てください。

Point１: 説明した相手に取ってほしい “次のアクション” は何か？を考える。

例えば、〇〇について決定してほしい。△△を了承してほしい。など。

Point２: 次のアクションを決める上で必要な情報は何か？を考える。

自分の知っている詳細知識すべてを伝えることが、相手のアクションに貢献すると思われがちですが、相手の知識量や理解度を考慮したうえで必要な情報だけを与えることが重要です。これを抽象化といいます。

例えば、あなたが飛行機プラモデルの作成手順を１から１０まで知っていたとしましょう。
ここで伝えるのは、胴体と羽の作り方です。また伝える相手によっては必要なのは完成イメージだけかもしれません。

ここまでで、上記でいうと赤枠の部分ができました。

② 話すときの流れを確認する

前項に決めた “伝えたい要点” に加えて相手の理解を深めるために、補足として情報を肉付けしていきます。

あなたが上司やお客さんに情報を伝える上では、それまでの課題や対応状況を踏まえ、あなたなりの分析と評価をし、今後のアクションまで考えて相手に説明する必要があると思います。

そこで、伝えたい話に持っていくための話の流れをつくります。
内容を先程の紙に書いていきます。

書き終わったらチェック

完成したらメモを必ず読み返します。

確認するポイントは下記の２つです。
①伝えたいことが明確で、説明しやすいかどうか？
②話の流れができているか？

合わせて知っておきたい

イシューからはじめよ ― 知的生産の「シンプルな本質

伝えたいこと、またその前提となる情報の選定はロジカルシンキングが役立ちます。

すべての知識を「20字」でまとめる

伝えたいことをよりコンパクトにまとめるために、要約する技術が役立ちます。