説明のためのストーリーの作り方のコツを解説！資料作成前に必見です

■この記事を読んでわかること
資料作成をする上で、どんな流れで説明内容を組み立てれば相手に伝わるか方法論が知りたい方へ。
ロジカルシンキングをもとに、伝える情報を漏れなく・順序立てて整理することで相手に伝えるストーリーが決まり、効率よく意味のある資料作成ができます。
この記事を読むと、ロジカルシンキングの基本的な考え方と、情報の整理に向けて使い方が分かります。

説明内容（ストーリー）の組み立て方法

① テーマを決める

最初に伝えたいことの趣旨となるテーマ（＝伝えたいこと）を決める必要があります。

話の根幹を決めておくことは必ず必要です。日頃から会話するとき、何を話そうか考えながら話していますよね？それと同じです。
もちろんテーマが複数になることもあります。

ヒントとして、
「〇〇について調べてほしい」、「〇〇について報告してほしい」と依頼されている場合はそのままテーマにすればOKです。

一方で、0→1で話し始める場合は、何がテーマになるのか決める必要があります。
例えば「提案」などのケースでは、「背景→分析→提案→アクションにつながる示唆」の４つのテーマが必要になりそうです。

② 各テーマに紐づく情報を整理する

【前置き】２つのタスクを再確認

テーマに対して答えを出すことと、テーマに沿って説明資料を作ることは全く別です。

あなたのアウトプットは「説明を通して次のアクションにつなげる」ことです。次のアクションにつながらないものは自己満足と同じです。

例えば、「今月の売上の報告資料を作ってくれ」と頼まれたとします。今月の売上を集計してまとめることと、まとめた結果をもとに説明を組み上げることの２つの作業が発生します。

テーマに対して答えを出すことと、説明することは全くの別作業であることは重要なので必ず覚えておいてください。

情報を整理する（MECEの考え方を使う）

テーマに対する答えはあなたの業務に基づくものなので個人で用意してもらうこととします。ここからは、答えをもとに説明する準備をしていきます。

ロジカルシンキングの手法の一つとして、MECE（ミーシー）という考え方があります。これは物事を具体的に見る上で、「漏れなく、ダブりなく」展開することです。

この考え方を使って、各テーマに対して全体→詳細という階層を整理していきます。

例えば、くだものの例と同じように、テーマに対してワードを並べてみます。
「これまで」、「今」、「これから」というMECEなフレームワークをもとに情報を整理すると、テーマについて漏れなく議論することができるでしょう。

③ 抽象的・具体的を分けて説明のためのメッセージをつける

MECEなフレームワークをもとに小題が出揃ったらメッセージラインを付けて、台本を作成していきます。

小題ごとに、「メッセージを訴える→詳細を説明する」という流れを作りましょう。
何かを伝える上で、「抽象的に説明してから具体的に説明する」という流れは、説明を受ける側からしても物事を理解する上で最適です。

本に例えるとわかりやすいです。章節の概念がありますよね。
それぞれの章節に題名があります。読者の視点からは1章→2章と読み進めて理解していく訳です。

メッセージ→説明→次のメッセージ→説明・・・の繰り返しで説明していきます。

ここで一点注意があります。

あなたが本を読んでいるとしましょう。

かなり読み進めた時点で、「はじめに」の内容を完全に記憶している方は多くないと思います。

一方で、読みすすめる中で、難しいと感じたり、じれったいなと感じたり、何かしらの不快感を感じると一気に理解しようという気持ちが削がれると思います。

説明することは本と同じで、聞いている側に不快感を与えないことが一番大事なのです。

よって、台本ができたらメッセージ性と対応する内容かどうかを再確認してください。

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