正しい方向に資料作成をつくる方法

資料作成のタスク。誰にでも発生しますよね。

時短を気にするご時世です。手を高速で動かすだけじゃだめです。

わかっていても、やってしまうんです。なので下記の内容だけは頭に入れて取り組んでください。

全体像をまとめろ

「全体像を捉えた上で、こまごましたものを考えていけ。」が鉄則です。人間の思考の限界によって１つ１つを具体的に考えはじめると、それぞれの関係性や全体感を見失いがちになります。

資料作成に限った話ではなく、文章を書く上でも同じことが言えます。

ブログで大成功を収めているイケハヤさんのyoutube動画がとても参考になるので、時間があるときにぜひ見てください。

資料内容は全体像→小テーマ→詳細内容の順番でまとめていきます。

まず全体像はどうまとめるのか？というと、

の２つのアプローチが考えられます。

ボトムアップのアプローチは、まとめるべき内容が決まっている場合に有効です。
多くの場合が1→100で現状を改善・拡張するためにどうするか考えるときに有効なアプローチです。

一方で、トップダウンのアプローチは0→1で何かを考えなければならない場合に有効です。

全体感を分解し、小テーマ・キャッチコピーを作る

全体像ができたら次に小テーマとキャッチコピーを決めます。

小テーマの洗い出し方と、キャッチコピーの作り方をアプローチ別に説明します。

全体像でボトムアップで決めた場合には、そのまま小テーマが決まってきます。あとはキャッチコピーを作るために、結論と本論（現状と分析）の2段階で考えます。

さっきの例では、テストの点数を上げるために対応策を資料にまとめる場合、全5教科（英数国理社）それぞれの点数を上げるのが小テーマとなります。

小テーマ「英語の点数を上げる」に対して、結論として「基礎復習が必要」、本論（現状と分析）は「前回テストでクラス平均を下回っていた。リスニング、ライティング、リーティングの要素のうち特に得意なものがなく回答に自信が持てていない」ということにしましょう。

これで小テーマとキャッチコピーが出来上がります。

一方でトップダウンで決めた場合は全体感の分解がクリアでないので一工夫必要です。

さっきの例では株初心者が株で成功するためのコツをまとめるというものでした。「株を買う」・「株を売る」からどうブレークダウンしていくのかが悩みどころです。

ここではMECEの考え方が使えます。他の記事でも度々でてきますので参考に読んでください。

簡単に説明すると、漏れなくダブりなく分解するということです。

「株を買う」という行動を、株を「買う前にやること」と「買ったあとにやること」に分けてみます。これを小テーマとしましょう。

次にキャッチコピーを作っていきます。キャッチコピーは結論と本論（現状と分析）の2段階で考えます。結論は「株を買うためには口座が必要」で、本論は「取引のためには口座が必要。かつオンラインであれば手数料が安く余計な出費を避けられる」とします。

こうして全体像に対して、小テーマごとに考えることが分断されることで、何に対して作業をしているかが明確になります。

また、小テーマを区切った上で作業をしていたとき、この作業は別の小テーマでも出てくる話だな・・と思ったときは要注意です。必ず小テーマをMECEに分け、お互いが干渉しあわないようにしましょう。

また、キャッチコピーを作ることで相手に伝えなければならないことがが明確になります。資料内に必ず明記するようにしましょう。

個別具体を考える

ここで初めて１つ１つを考えて行きます。重要なのは考えすぎないということです。

一回立ち返って見てください。資料作成はきっと誰かに頼まれたものでしょう。何時間も何日間もかけて0から考えて作ったものが、依頼者に対して100%ヒットするでしょうか？絶対にそんなことありません。理由は２つあります。

１点目はコミュニケーションのミスですが、２点目に関しては論外です。

なので、そもそも間違っていたときに結局修正する羽目になります。
判断ポイントとしては、その資料を使ってあなたが素人に説明しても理解できるくらいに整理することを意識してください。

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